Comment obtenir un document ou un justificatif ?

Vous avez besoin d'une quittance, d'un extrait de compte ou d'un justificatif ? La plupart de vos documents sont envoyés automatiquement et restent disponibles sur votre extranet (espace client). Pour le reste, il vous suffit de nous écrire : nous vous le transmettons directement.

Vos quittances de loyer

Nous vous adressons votre quittance chaque fin de mois. Elle se trouve dans le même document que l'appel de loyer du mois suivant, organisé en deux parties :

• en première partie : la quittance du mois écoulé (le loyer déjà réglé) ;
• en seconde partie : l'appel de loyer à venir (le loyer du mois suivant).

L'historique de vos quittances est également téléchargeable à tout moment depuis votre extranet. Vous avez besoin de plusieurs quittances d'un coup (par exemple les trois dernières) pour un dossier administratif ? Indiquez-nous simplement les mois souhaités et nous vous les faisons parvenir ensemble. Si vous préférez recevoir vos quittances par courrier, dites-le nous : nous adapterons l'envoi.

Bon à savoir — une quittance n'est éditée qu'une fois le loyer du mois entièrement réglé. Tant qu'un montant reste dû, elle n'apparaît pas : dans ce cas, nous vous transmettons à la place un extrait de compte (ou décompte) qui détaille votre situation.

Quittance ou avis d'échéance ?

Ces deux documents se ressemblent mais n'ont pas le même rôle :

• l'avis d'échéance (ou appel de loyer) correspond à un loyer à payer : il vous est adressé avant l'échéance ;
• la quittance atteste d'un loyer déjà réglé : elle n'est donc disponible qu'une fois le mois soldé.

L'extrait de compte locataire

L'extrait de compte (aussi appelé décompte ou compte locataire) est le document de référence qui mentionne toutes les facturations de loyers et l'ensemble de vos paiements. C'est le justificatif à demander pour :

• prouver vos règlements (par exemple auprès d'un organisme, d'un garant ou de la CAF) ;
• comprendre ou contester un solde : si un montant vous semble manquant, l'extrait de compte permet de pointer chaque écriture. Le cas échéant, transmettez-nous vos preuves de paiement et nous régularisons votre situation.

Pour l'obtenir, il suffit de nous écrire : nous vous adressons votre extrait de compte actualisé.

Attestation « à jour de loyer »

Vous avez besoin de prouver que vous êtes à jour de vos loyers (pour un nouveau bail, un garant, une démarche administrative) ? Écrivez-nous : après vérification de votre compte, nous vous confirmons votre situation. Lorsque votre solde locataire est à 0 €, vous êtes à jour dans vos règlements, et nous pouvons l'attester. L'extrait de compte sert également de justificatif de votre bonne tenue de compte.

Modifier le nom figurant sur mes documents (mariage, divorce)

À la suite d'un changement de nom (mariage, divorce, reprise du nom de naissance), vous pouvez nous demander de mettre à jour le nom qui apparaît sur vos quittances et avis d'échéance. Écrivez-nous en précisant le nom à retenir et en joignant un justificatif (acte ou jugement). Nous mettons votre dossier à jour dans notre logiciel : les documents émis ensuite portent alors uniquement le nom souhaité, et nous pouvons rééditer la quittance du mois en cours à ce nom.

En revanche, le bail (contrat de location) ne peut pas toujours être modifié :

• si votre bail a été signé avec une autre agence avant que nous prenions votre logement en gestion, nous ne pouvons pas modifier ce contrat d'origine : il reste tel qu'il a été signé ;
• un avenant pour retirer un cotitulaire n'est possible que si la personne figure effectivement sur le bail. Si votre ex-conjoint n'était pas cosignataire, aucun avenant n'est nécessaire ; s'il l'était et qu'il quitte le logement, nous avons besoin de son préavis ou d'un accord pour établir l'avenant.

Dans tous les cas, même si le bail ne peut être modifié, nous pouvons faire en sorte que vos quittances futures soient établies à votre seul nom.

Autres justificatifs

Vous pouvez nous demander d'autres documents selon vos besoins :

• un justificatif de paiement ou de virement de loyer ;
• un justificatif de caution (dépôt de garantie) ;
• une attestation de loyer pour la CAF (dans le cadre d'une demande d'APL), que nous complétons et signons puis vous retournons ;
• une copie de votre bail (contrat de location), lorsque nous en disposons : utile pour un dossier de crédit, vos impôts ou votre assurance. Votre bail peut aussi figurer sur votre extranet. Le détail est expliqué dans l'article Comment obtenir une copie de mon bail ?.

Pour l'un de ces documents, il suffit de nous écrire en précisant ce dont vous avez besoin : nous vous le transmettons dans les meilleurs délais.

Une question ? Contactez-nous via notre formulaire ou par e-mail à gestion@malocateam.fr, nous vous répondons directement.